Gérer les dépenses effectuées par vos collaborateurs de même que le processus de remboursement est une tâche complexe et chronophage. Afin de gagner non seulement du temps, mais également de l’efficacité, vous devez opter pour un logiciel de gestion de notes de frais. Découvrez ici les atouts d’un tel programme informatique dans votre établissement.
Réduire de manière efficace les risques d’erreurs et toute tentative de fraude
Choisir de travailler avec un logiciel de gestion de notes de frais vous permet de diminuer les erreurs qui peuvent se glisser dans vos rapports. En effet, quand les remboursements se font par l’intermédiaire de formulaires en papier, la probabilité de commettre une maladresse est très élevée pendant l’enregistrement de la dépense.
Un programme informatique comme N2F qui est une solution adoptée par plus de 5000 entreprises dans le monde se chargera d’éliminer toutes les bévues d’inattention qui peuvent être commises en s’occupant de l’extraction des données. Très efficace, ce logiciel est utilisable aussi bien en ligne qu’en mode déconnecté grâce à son application pour smartphone. En outre, il arrive très souvent que les justificatifs s’égarent, mais grâce à la numérisation immédiate du document ce risque est considérablement réduit.
Un logiciel de gestion de notes de frais détectera automatiquement toute tentative frauduleuse en matière de dépenses professionnelles. Il analyse également les tendances et les répétitions des frais engagés par chacun de vos salariés. Le programme informatique effectue des comparaisons et repère toute facture dont le montant est hors norme.
Gagner du temps et de l’efficacité
L’un des principaux atouts d’un logiciel est qu’il permet d’effectuer toutes les tâches automatiquement. Il vous permet donc de gagner du temps. Certains logiciels vous permettent d’enregistrer en temps réel les dépenses. Vos collaborateurs peuvent donc directement numériser les justificatifs dès que les frais sont engagés. La technologie OCR permet notamment d’extraire toutes les données contenues dans l’image en trois petites secondes.
Les informations seront par la suite intégrées à votre centre de données et mises à la disposition du service de gestion bien que l’employé ne soit pas dans les locaux de la firme. L’ensemble du processus de traitement se trouve donc accélérer, car la présence des salariés n’est plus requise pour le dépôt des notes de frais.
Avoir un meilleur contrôle sur les dépenses
Automatiser le travail à l’aide d’un programme de gestion laissera plus de temps au service concerné pour mieux exécuter les autres tâches liées à sa fonction. L’état des dépenses est connu en temps réel et il est possible de les comparer avec le budget prédéfini de la firme. Une vérification permanente peut être faite afin de vérifier si les frais dépensés sont vraiment en conformité avec la politique financière de l’entreprise. Le gestionnaire est donc en mesure de signaler avec facilité toutes les factures qui n’entrent pas dans ce cadre et de prévenir toutes celles qui seront du même ordre. Il pourra également prendre des décisions efficaces en s’appuyant sur les rapports qui sont automatiquement générés par le logiciel.
Accélérer le processus de remboursement
Un logiciel de gestion de notes de frais permet de traiter en peu de temps et avec efficacité toutes les dépenses faites par vos collaborateurs. En combinant votre programme informatique de gestion avec un logiciel de comptabilité, la procédure de remboursement est bien plus rapide et fluide. Ainsi, la confiance de vos employés envers vous est renforcée et vous pouvez gérer plus simplement vos charges financières simplifiées.